毎日毎回行っている作業のうち、省略できるものはとことん省略するのが効率化におけるセオリーですが、テンプレートの作成も大きな効果を発揮する方法の一つです。
ライトなところで言えば、メールの定型文や連絡先をテンプレート化しておいて、新規作成する際に必ずデフォルトで出るようにしておくことが挙げられます。
他にも、振り込みの手続きや備品の購入など自動化できるところは全て施し、不可能なところも極力最小限の労力で済むようにシステムを組んだりと、詳細なマニュアルを作成しておくと良いでしょう。
このテンプレートの作成による時間活用術は、実務作業でも大きな力を発揮します。事務的、機械的なものはもちろん、イラストや文筆業、音楽分野などのクリエイター業においても、ある程度の基礎は毎回同じものを使うことが大半です。ソフトウェア、ハードウェア問わず、新規プロジェクトファイルを立ち上げた際に普段よく使う項目やツールをテンプレート化したものを作成しておくだけで、大幅な時間短縮が可能です。
さらに言えば、納品完了したあとが肝心です。納品が終わった、またはプロジェクトが終わったからバックアップをとって終わりではなく、その時新たに見つけた方法論やバリエーションをストックすべく、新しいテンプレートを追加したり、今後のために既にあるテンプレートを使いやすく編集してアップグレードしていくという作業を行いましょう。これにより、どんどん効率化やスピードアップが望めます。